記念品を稟議に通すには｜稟議書の書き方と必要な7項目

記念品の購入で稟議が止まるのは、たいてい「金額が高いから」ではありません。判断に必要な情報が書かれていないからです。決裁者は、その場で追加の質問ができない状態で判子を押すかどうかを決めます。聞きたいことが書いていなければ、差し戻すしかありません。

この記事では、記念品（名入れボールペンなどの物品購入）の稟議書に何を書けばいいのかを、実際に法人・自治体・学校のご注文をお受けしている立場から整理しました。そのまま記入して使える稟議書テンプレート（Excel・Word）も無料で配布しています。

稟議が止まる3つの理由

1. 単価の根拠が書かれていない

「1本2,980円」とだけ書かれていると、決裁者は高いのか安いのか判断できません。その単価に何が含まれているかを書きます。名入れ代は入っているのか、版代は別途かかるのか、送料はどうか。記念品は「本体価格＋名入れ代＋版代＋包装費＋送料」と費用が分かれやすく、あとから総額が膨らむことが多い商材です。決裁者はそこを警戒しています。

2. 比較検討の跡がない

1社だけの見積書が付いていると、「他と比べたのか」と聞かれます。相見積もりを取っていない場合でも、なぜその商品・その仕入先を選んだのかを選定理由として書けば通ります。販売実績、評価、検品体制、不良品対応など、金額以外の判断材料を並べてください。

3. 支払条件が不明

特に官公庁・公立学校では、前払いができない、年度をまたげない、分納が必要、といった制約があります。後払いに対応しているか、請求書の様式指定に応じられるかを先に書いておくと、経理からの差し戻しがなくなります。

稟議書に必ず入れる7項目

1. 目的・背景	何のための記念品か。誰に、いつ、何本配るのか。「創立20周年記念式典で社員および関係者へ配布する」のように、行事と対象者を具体的に書きます。
2. 購入内容	品名・仕様・数量・単価・金額。単価には何が含まれるかを注記します。
3. 総額（税込）	送料・包装費まで含んだ最終的な支払額。ここが見積書と一致していないと差し戻されます。
4. 選定理由	なぜこの商品・この仕入先か。販売実績、評価、品質管理、不良品対応など、金額以外の根拠を3〜4点。
5. 納期	いつまでに必要か、間に合うのか。行事日から逆算した余裕日数まで書けると安心されます。
6. 支払条件	支払方法、後払いの可否、請求書の発行時期。適格請求書発行事業者かどうかも書きます。
7. 購入先	会社名・所在地・連絡先・事業内容。取引実績のない相手なら、会社概要を添付します。

記念品ならではの落とし穴

一人あたりの単価で見られる

総額よりも「一人あたりいくらか」で判断されることが多い費目です。50本で15万円と書くより、「一人あたり2,980円 × 50名」と書いたほうが妥当性を伝えられます。社内表彰や退職記念では、過去の記念品の一人あたり単価と並べられることもあります。

名入れ代・版代の扱い

名入れ代が別途、ロゴの版代が別途、という見積もりだと、稟議のあとに金額が変わってしまいます。単価に名入れ代が含まれているか、版代が発生しないかを必ず確認してください。当社の場合、名入れ（レーザー彫刻）代は単価に含まれており、版代・データ作成費は一切発生しません。

最小ロット

「50本から」「100本から」という仕入先が多く、少人数の表彰や3名の退職者に贈りたい場合に選択肢がなくなります。稟議に出す前に最小ロットを確認しておかないと、承認後に発注できないという事態になります。当社は3本から200本まで承っています。

官公庁・公立学校の場合

予算の性質上、前払いができないことが多く、ここで仕入先が絞られます。稟議書には次の3点を書いておくと、経理・会計部門での確認が一度で済みます。

• 納品後の後払いに対応しているか
• 分納・複数納品先に対応できるか（学校単位、部署単位で配送先が分かれる場合）
• 納品書・請求書の様式指定に応じられるか

当社はいずれも対応しています。適格請求書発行事業者の登録番号は T8020001155321 です。

そのまま使える稟議書テンプレート

上記7項目を組んだ稟議書のテンプレートを、ExcelとWordの2形式で無料配布しています。会員登録もフォーム入力も不要です。

• Excel版：数量と単価を入れると金額と合計が自動計算されます。承認欄（担当・承認）つき、A4 1枚
• Word版：御社の稟議書フォーマットへ本文をそのままコピー＆ペーストできる形式。必要な表は組んであるので、罫線を引き直す手間がかかりません
• ご案内PDF：価格・数量別割引・納期・取引条件・会社概要をA4 1枚にまとめた添付資料

→ 稟議書テンプレート・資料を無料でダウンロードする

記入例

目的・背景の書き方に迷う方が多いので、例を挙げます。

創立20周年記念式典において、社員および関係者へ配布する記念品として購入する。社名と周年ロゴを名入れし、日常的に使用してもらうことで社内外への周年周知を図る。配布対象は社員45名、来賓5名の計50名。

「配って終わり」ではなく、そのあと何が起きるかまで書くのがコツです。日常的に使ってもらえる、社外の人の目に触れる、といった効果が書かれていると、単なる消耗品ではなく施策として読まれます。

よくある質問

相見積もりは何社必要ですか？

社内規程によりますが、金額が小さい記念品では1社でも通ることが多いです。その場合は選定理由を厚めに書いてください。当社では、比較検討に使える見積書を無料でお出ししています。

稟議に必要な資料の作成を依頼できますか？

承っています。御社の稟議書式に合わせた記載の追加・修正も無料です。書式をお送りいただければ、こちらで作成してお返しします。

まだ数量が確定していませんが、見積もりは出せますか？

出せます。数量の幅（例：40〜60本）でお知らせいただければ、それぞれの単価と総額を並べてお出しします。稟議では上限の金額で申請しておき、確定後に減らすという進め方が一般的です。

年度内に納品が間に合いますか？

名簿のご入稿後、標準で4〜14営業日です。行事日が決まっている場合は、先にその日をお知らせください。納期を優先した商品でご提案します。

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